Lleoliad:
Conference Room 4B - Tŷ Hywel
Dyddiad: Dydd Iau, 3 Tachwedd 2016
Amser: Times Not
Specified
Categori |
Enwau |
Aelodau’r Bwrdd Rheoli: |
Claire Clancy, Prif Weithredwr a Chlerc Adrian Crompton, Cyfarwyddwr Busnes y Cynulliad Anna Daniel, Pennaeth Trawsnewid Strategol Non Gwilym, Pennaeth Cyfathrebu Mair Parry-Jones, Pennaeth y Gwasanaeth Cyfieithu a Chofnodi Kathryn Potter, Pennaeth y Gwasanaeth Ymchwil Craig Stephenson, Cyfarwyddwr Dros Dro Gwasanaethau’r Comisiwn Dave Tosh, Cyfarwyddwr Adnoddau Christopher Warner, Pennaeth Gwasanaeth y Pwyllgorau Polisi a Deddfwriaeth Gareth Watts, Pennaeth Dros Dro Llywodraethu ac Archwilio Siân Wilkins, Pennaeth Gwasanaeth y Siambr a Phwyllgorau Mark Neilson, Pennaeth TGCh a Dalledu Sulafa Thomas, Pennaeth y Gwasanaeth Cymorth i'r Comisiwn ac i'r Aelodau Nia Morgan, Cyfarwyddwr Cyllid Matthew Richards, Pennaeth y Gwasanaethau Cyfreithiol |
Staff y Bwrdd Rheoli: |
Liz Jardine (Ysgrifenyddiaeth) |
Eraill yn bresennol |
Cafwyd ymddiheuriad gan Elisabeth Jones (Prif Gynghorydd Cyfreithiol) a Lowri Williams (Pennaeth yr Adran Adnoddau Dynol). Ni chafwyd datganiadau o fuddiant.
Cytunodd Anna Daniel i ddrafftio nodyn am drafodaeth y Bwrdd Rheoli ar gyfer y dudalen newyddion staff.
Cytunwyd bod cofnodion y cyfarfod o’r Bwrdd Rheoli a gynhaliwyd ar 10 Hydref yn gywir.
Cyflwynodd Siân Wilkins y drafodaeth, fel Hyrwyddwr Iechyd Meddwl, gan egluro mai ei rôl oedd i weithio gyda’r Adran Adnoddau Dynol i hyrwyddo a hwyluso polisïau a gweithgareddau, ac i fod yn seinfwrdd, gan gadw golwg strategol ar sut y mae pethau’n datblygu.
Roedd problemau’n ymwneud â Iechyd Meddwl yn ffurfio traean o’r cofnodion absenoldeb salwch staff yn y flwyddyn ddiwethaf. Roedd yn bwysig adeiladu ar yr ymateb positif a gafwyd i weithgareddau, sesiynau a chyngor a ddarparwyd gan y staff a chan sefydliadau allanol a wahoddwyd ar gyfer yr Wythnos Ymwybyddiaeth Iechyd Meddwl, a gynhaliwyd yn y Cynulliad ym mis Hydref, er mwyn cefnogi’r rhai sy’n dioddef problemau iechyd meddwl a’u rheolwyr llinell.
Trafododd y Bwrdd Rheoli y camau nesaf, a chytunwyd bod y sesiynau gweithdy wedi bod yn fodd pwerus o gychwyn sgyrsiau, ond nododd y dylent fynd i’r afael â materion a oedd yn berthnasol i staff, fel oriau gwaith hir, a sicrhau cefnogaeth effeithiol ar gyfer rheoli problemau a allai godi. Cydnabu’r Bwrdd bwysigrwydd mynd i’r afael â ffactorau sy’n cyfrannu at greu straen posibl, er enghraifft, ymateb i negeseuon e-bost y tu allan i oriau gwaith arferol.
Roedd AD wedi siarad â’r elusen iechyd meddwl, MIND, a oedd yn cynnig hyfforddiant ar gyfer rheolwyr llinell, a hyfforddiant o ran ymwybyddiaeth cyffredinol a gwytnwch. Roedd gan y Cynulliad rwydwaith Iechyd Meddwl a Lles ar waith hefyd.
Cam i’w gymryd: Cytunodd y Bwrdd y byddai sesiynau gweithdy yn ddefnyddiol ond bod angen dull cyfannol i arfogi’r sefydliad i reoli sefyllfaoedd o’r fath yn effeithiol. Siân Wilkins i weithio gyda’r Adran Adnoddau Dynol i weithredu hyn.
Parhaodd y Bwrdd ei drafodaeth o’r cyfarfod ar 10 Hydref, i edrych eto ar y swyddi na chytunwyd arnynt yn y cyfarfod hwnnw, er mwyn archwilio ymhellach ac ystyried amseriad a blaenoriaethau. Darparwyd taenlen wedi’i diweddaru, yn dangos costau yn ystod y flwyddyn a chostau o un flwyddyn i’r llall hyd at 2020 ar gyfer y cynigion a gymeradwywyd, a’r rhai sydd eto i’w hystyried, er mwyn canfod effaith y cynigion ar y gyllideb.
I ychwanegu at y cyd-destun, darparodd Nia Morgan amlinelliad o’r adroddiad rheolaeth ariannol diweddaraf ar gyfer mis Hydref, yn dilyn addasiadau i’r rhagolygon a dderbyniwyd gan y meysydd Gwasanaeth. Gan ystyried effaith y cynlluniau capasiti a oedd wedi’u cymeradwyo ar y gwariant a oedd wedi’i nodi, gofynnodd Nia i’r Penaethiaid ddarparu rhagolygon cywir, cudd-wybodaeth yn gynnar ar yr ymrwymiadau, ac i leihau archebion ôl-weithredol, er mwyn helpu i reoli costau cynyddol a lliniaru unrhyw risg o orwario. Dylai’r Penaethiaid roi gwybod i Nia a oedd angen unrhyw gymorth ychwanegol arnynt gan y tîm Cyllid.
Roedd Craig wedi ystyried pob cynllun ac a fu digon o ystyriaeth o allu dwyieithog i ddarparu ein gwasanaethau. Er ei fod yn fodlon bod yr holl ddogfennau cynllunio capasiti wedi darparu rhywfaint o ffocws ar hyn, byddai’n bwysig i Benaethiaid Gwasanaeth ystyried eu gallu dwyieithog yn rheolaidd yng ngoleuni’r uchelgeisiau yn y Cynllun Ieithoedd Swyddogol drafft.
Rhoddodd Dave Tosh drosolwg i’r Bwrdd o’r cynigion Diogelwch, wedi i’r gofynion gael eu blaenoriaethu. Yn unol â’r dyhead i fod y gorau yn y byd, ond gyda galw cynyddol ar y tîm diogelwch presennol, a’r angen am fwy o hyblygrwydd o ran y diwrnod gwaith, roedd yr adolygiad wedi nodi angen am strwythur diwygiedig a swyddi ychwanegol. Byddai cost y rhain yn cael ei wrthbwyso, i raddau, gan lai o gostau gweithio goramser a chostau asiantaethau. Cefnogodd y Bwrdd y cynnig, a chytunwyd y dylai fynd at y Bwrdd Buddsoddi a Adnoddau (IRB).
Trafododd y Bwrdd hefyd ffyrdd o helpu’r tîm diogelwch i deimlo’n fwy o ran o’r sefydliad, er enghraifft, drwy secondiadau i feysydd gwasanaeth eraill a hefyd bod Penaethiaid yn trefnu ymweliadau â’u cyfarfodydd tîm, i gyd-fynd â chyfyngiadau rotas yr Adran Diogelwch os yn bosibl, ac i’w diweddaru o ran prosiectau a gweithgareddau. Nodwyd bod y Tiwtor Reolwr Iaith Gymraeg eisoes yn ystyried hyfforddiant cwrdd a chyfarch ar eu cyfer yn eu gwaith.
Ystyriwyd gweddill y cynigion, a chytunwyd y byddai cynigion y gwasanaeth TGCh, Trawsnewid Strategol, Cyfathrebu, Uned Cydlynu a chynigion y Gwasanaeth Pwyllgor Polisi a Deddfwriaeth yn cael eu trosglwyddo at y Bwrdd Buddsoddi ac Adnoddau ar gyfer rhagor o waith craffu. Ymhellach, cytunodd y Bwrdd:
· Byddai Sulafa Thomas yn cysylltu â Non Gwilym, Lowri Williams ac Anna Daniel i ymchwilio ymhellach i swyddogaeth a lleoliad y cynnig Cyfathrebu Mewnol;
· Byddai’r rôl Cymorth Tîm a gytunwyd yn yr Uned Cydgysylltu yn cael ei defnyddio lle bynnag y byddai angen, i ddarparu cefnogaeth i feysydd gwasanaeth eraill;
· Byddai Non Gwilym a Nia Morgan yn edrych ar y gofynion Cyfathrebu er mwyn asesu’r goblygiadau cyllidebol; Non i ddarparu siart strwythur gyda’r cais i’r Bwrdd Buddsoddi ac Adnoddau; a
· Byddai Chris Warner a Siân Wilkins yn bresennol yng nghyfarfod y Bwrdd Buddsoddi ac Adnodau i drafod y gofynion am gefnogaeth i bwyllgorau.
Nid oedd y swyddi a oedd ar ôl yn ofynnol yn fuan, ac felly gohiriwyd hwy er mwyn adolygu’r sefyllfa wrth i brosiectau a gweithgareddau a ragwelir fynd yn eu blaenau. Cytunodd y Bwrdd nad oedd angen adolygu’r cynigion na chawsant eu cymeradwyo yn y cyfarfod blaenorol.
Trafododd y Bwrdd hefyd, yn fyr:
· y rhaglen FySenedd a’r cymorth y byddai ei angen arni, i wireddu syniadau i fod yn brosiectau cyflawnadwy. Cytunwyd i ymestyn marciwr o ran rheoli prosiectau ar gyfer y dyfodol;
· y goblygiadau a’r pwysau ar dimau sydd â phobl ar secondiadau; a
· beth oedd ei angen o ran adnoddau dynol a llety, i gefnogi’r cynigion.
Cam i’w gymryd: Penaethiaid i adolygu’r costau 2016-17 a chadarnhau, neu roi gwybod, a fyddai modd gohirio unrhyw beth, neu a oedd angen ychwanegu unrhyw beth.
Diolchodd Claire Clancy i aelodau’r Bwrdd Rheoli am y gwaith paratoi da a oedd wrth wraidd y broses o gynllunio capasiti, oedd yn golygu bod ystyriaeth lawn, yn seiliedig ar dystiolaeth gadarn, yn cael ei rhoi i’r heriau y mae’r Cynulliad yn eu hwynebu.
Byddai Gareth Watts yn dosbarthu’r polisi risg newydd, ar gyfer cael sylwadau arno cyn iddo gael ei gyflwyno i’r Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg ar 21 Tachwedd.
Cynhelir cyfarfod nesaf y Bwrdd Rheoli ar 12 Rhagfyr.